给领导发邮件怎么写(分析如何写一封让领导赞不绝口的邮件)

时间: 08-17 栏目:学习方法

对很多人来讲,写的最多的可能就是工作邮件了。当然,这里说的工作邮件并不是特指要用邮箱发出的内容,还包括工作中各种需要用书面表达的内容,比如要写的一个五百字的微信文本。

擅长写工作邮件,对人的职业发展至关重要。事实上,不擅长写邮件的人会更容易遇到职业发展的天花板,这样的人不仅容易被人误解,还可能会让别人不把你的事情当回事,久而久之耽误自己的业绩。

邮件不能写的内容

想要写好一封工作邮件,最重要的不是怎么写,而是弄清楚什么该写,什么不该写。

1. 不想留底的内容不要写

比如涉及法律后果的问题,一定不能用工作邮件讨论,不能说“如果我们这么做,是否会侵权,是否会违法的”等。否则将来到了法庭上,这种文字就会被认定为“明知故犯”的证据。

2. 没有经过深思熟虑的内容不要写

很多人还没把想问题想清楚,就通过邮件的方式把话说出去了。当想清楚之后觉得不妥时,改变想法吧,怕人说打脸;不改吧,损失更大,结果就是左右为难。

3. 负面的内容,特别是气话,不要写

比如,有些人没有得到领导的提拔,没有跟客户达成交易,就写邮件撒气。这不仅没有帮助,还会授人以柄。如果是当面吵架,过后后悔了,最坏的情况就是道个歉,还有挽回的余地。但如果留下了书面的文字,就总在提醒别人你们之间有过一些不愉快的经历。

4. 一次讲不清,需要讨论的事情不要写

这些内容用邮件的方式讨论效率太低,既浪费时间,又容易增加误解。这种时候最好的办法是当面讲,不行就电话讲。最后如果有了一致的认知作为总结,可以写几行字做个记录。

写邮件的4大技巧

第一步一定是明确写邮件时的称谓、用语、该抄送给谁、不该抄送给谁,这是最基本的要求。在这之后,你还得明确以下4个要点。

1. 简要清晰地说明发邮件的目的

写邮件必须把目的说清楚,比如,“这次晋升你能不能推荐我”“你能不能分享一下你的实验数据”,等等。

为了保证邮件能够在第一时间被读到,最好不要在下班后或午饭时间发,因为那样你的邮件往往会被埋在一大堆其他邮件中。我一般会从侧面了解一下上司看邮件的习惯,然后在他通常看邮件的时间发给他。

2. 一封邮件只讲一件事

一封邮件最好只讲一件事,几件事要用几封不同的邮件来讲。这个原则对写邮件来说至关重要。

如果一封邮件讨论了三个话题,有的收件人只参加第二个话题的讨论,那么第一个和第三个话题的内容对他来说就是多余的。

站在主管的角度想,如果一个部门有不少人都围绕着某封邮件讨论,那是很花时间的事情。要讨论的内容越聚焦越好。

此外,工作邮件经常需要保留,一个主题一封邮件也更便于管理和查找。

3. 写邮件要像讲故事那样吸引人

大家每天收到的邮件太多了,所以在发出一封邮件时,你就要想到收件人大概率不会读完。因此,为了让收件人尽可能读完,邮件要像讲故事那样吸引人。

比较有效的技巧是层层递进,甚至可以用一些标记来强调邮件内容的层次,比如圆点、星号等。故事讲完了,一定要有结论。

4. 主观感受的表达要视收件人而定

有些邮件中需要表达自己的主观感受,有些则不能。

如果收件人是一个人,或者是一群利益一致的人,你可以加入自己的主观感受。比如,给部门全体下属写邮件,你可以写:亲爱的某某部门同人,在过去的三个月里,我们如何通力合作,如何克服各种困难,现在取得了何等的成绩,我是如何喜悦,等等 。虽然收信人很多,但其实相当于你在一对一地表达自己。

但是,如果你在协调两个部门的关系,就应该避免加入主观感受。能促成两个部门合作的,一定是它们自身的利益,而不是个人的情感。这种时候,用利益打动比诉诸情感更有效。

总的来讲,一对一的邮件可以增加主观感受,使工作关系不那么冷冰冰;一对多的邮件就要少引入主观看法,以做到客观公正。

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