办公室文员岗位职责(3)

6.借用 （1）部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人 及需借用的时间； （2）对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续； （3）外 部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的 memo，注明借用的原因、借用的文件名称及所 需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人； （4）文件归还后，要查 看有无遗失、破损现象， 并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。 

7.销毁 （1）对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、memo 等文件，请示是否销毁； （2）同意 后，以 memo 的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字； （3）将审批签字后的 memo 上报质检部进行审批；（4）接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁；（5）销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式； 工作项目名称：

表格管理 
⒈申领 （1）对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》 中申领；（2）对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷 申请单》，经审批签字后，上报质检部审批； （3）对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应 根据实际使用情况，定期申请印刷使用； （4）接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领 回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认；（5）对于酒店统一使用但没有外出印刷的表 格，按照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。 

⒉登记 （1）对于领取的表格要进行登记，设立表格台 帐；（2）部门员工在领用表格时，要在《领用登 记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人；（3）月末将当月表格领用情况汇总，并在表格 台帐支出栏内登记当月发放的总数量。 

⒊整理 （1）对于使用过的不需当天上交给相关部门的 表格，要每十天进行一次整理；（2）月末将当月 的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、月份；（3）对于需要进行总结分析的，要统计出有 关数据。 ⒈对表格要进行 分类整理。 

⒋存放 （1）在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、 三个月、半年等； （2）将整理好的表格按照 保存期限分开存放。 

⒌借用 （1）对于各部门需要借用使用过的表格时，需经经理同意后方可办理借用手续； （2）外部门办 理借用表格手续时，要持对方负责人签字的 memo，注明借用的原因，借用的表格名称、借用日期 及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人； （3）表格归还 后，要查看有无遗失现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。 

⒍销毁 （1）对于到达保存期限的表格，需请示是否销 毁； （2）征得同意后，以 memo 的形式，列明需 销毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字；（3）将经理审批签字的 memo 上报质 量管理部进行审批；（4）接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁；（5）销毁时根据表格 量的大小可采取到锅炉房 烧毁或用碎纸机粉碎等方式；