大型会议策划方案(6)

七、时间选择与场地落实、现场布置。

时间选择在新闻策划中是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异。

企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如“两会期间”版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效果。

另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进行。

场地的选择上，一般综合考虑以下几点：

一、是品位与风格。

场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。

酒店有不同的星级，从此次发布会来看，选择五星级或四星级是可以的。

另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。

酒店也有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。

二、是实用性与经济性。

会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？等等，这些都要考虑。

三、是方便性。

离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？

现场布置包括：

1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业vi为基准。

2、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。

3、席位摆放。

摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过，现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。

摆放原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。

注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

4、相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。

5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。一般会议会要求与会者留下名片，准备好“请赐名片”盒。

八、现场控制。

现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对a媒体公开某些情况而对b媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的“重心”上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。