物业管理工作方案(8)

（四）入住管理

在办理业主及使用人入住手续时，提供方便、快捷、及时、周到的服务，给业主留下良好的第一印象，为后续管理打下基础。

1、管理内容：

（1）准备业主及使用人收房所需资料；

（2）为收房手续提供一条龙服务；

（3）按收房流程办理领房手续：

1）根据业主及使用人持入住通知单和各类必备证明，发放交房资料；

2）收回业主及使用人按规定填写的各类表格，收取应缴纳的费用；

3）陪同业主验房；

4）对验房中发现的房屋质量问题，经业主确认后，填写《业主验房表》，将所有问题提交开发商，并督促解决。

2、管理措施：

（1）制定入住方案，准备各有关所需资料；
    
（2）按照收房程序，安排工作流程；

（3）策划业主及使用人入住现场布置方案；

（4）按规定办理业主及使用人的入住手续。

（五）档案资料管理

加强档案资料管理，有助于保存物业的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

1、管理内容：

（1）工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等；

（2）业主档案：所有业主及使用人的租房合同（复印件），业主及使用人的基本情况登记表、装修申请表等有关的登记表等；

（3）财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等；
　　
（4）文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等；
　　
（5）管理资料：绿化资料、日常巡查（清洁、维修、保安）记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

2、管理措施：
　　
（1）制定档案制度，并严格执行；
　　
（2）专人管理（由负责内勤的管理员担任），专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主及使用人的隐私，保守秘密；
　　
（3）科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%；
　　
（4）建立各类资料的电脑管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。
   
（六）房屋及公共设施设备管理

房屋管理，尤其是共用设施设备的管理，直接影响到物业的使用年限及使用安全，直接关系到业主及使用人的安全，是物业管理的重中之重。  

1、管理内容：

（1）房屋公共部位管理：根据现状，分别制定不同管理计划，确保房屋保值增值。

a、已交付房：

1）房屋交付时，及时与业主签订业主公约，书面告知房屋装修管理规定，并建立业主档案；

2）加强装修管理，对违章装修行为及时予以制止，情节严重者，提请有关行政管理部门依法处理；

3）装修期间，应及时进行房屋公共部位的保护，确保房屋的安全、美观。

b、空置房（含业主托管房）：

1）定期到空置房查看、通风；

2）对房屋和设施定期检查（包括墙面、管道、门窗、电源线路、水电表），发现问题或尽快处理，或及时通知业主。

c、公共用房

做好公共用房（公共设施用房等）的维护、保养，发现破损，及时维修，确保房屋的安全、美观。